Apenas 1.524 empresas del país, la mitad de ellas domiciliadas en Antioquia, inscribieron entre noviembre y marzo pasados los listados que manejan con información personal (nombre, identificación, teléfono, e-mail) en el Registro Nacional de Bases de Datos (Rnbd), que administra la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Esta mínima cifra preocupa a la entidad, teniendo en cuenta que en el país hay más de 2,5 millones de empresas formales, que el trámite demanda preparación y tiempo, además que el plazo vence el próximo 9 de noviembre. Los incumplidos se atienen a sanciones que van hasta los 2.000 salarios mínimos legales vigentes (1.378,9 millones en 2016).
El trámite se realiza por internet, mediante la página www.sic.gov.co y obedece a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales (1581 de 2012). Esta norma encarga a la SIC de garantizar que el tratamiento de datos de los colombianos por parte de personas jurídicas respete principios como transparencia, libertad, veracidad, seguridad y confidencialidad.
“Muchos empresarios piensan que si la base de datos no es usa para fines comerciales, entonces no la deben registrar. La ley es clara es definir que base de datos es cualquier conjunto organizado de datos personales sujetos a un tratamiento, es decir, que tienen una finalidad”, explicó a EL COLOMBIANO Germán Bacca Medina, superintendente delegado para la Protección Datos Personales.
Así que desde el listado de empleados, clientes y proveedores son, por lo menos, las bases de datos que las empresas deben registrar. Pero el funcionario aclara que la inscripción en el Rnbd no implica remitir las bases de datos o enviar archivos de Excel con miles de registros (ver gráficos).
“Lo que realmente se requiere son las políticas de tratamiento, privacidad y protección que tienen sobre esas bases de datos, así como medidas de seguridad en su manejo. Lo cierto es que en Colombia hay una alta informalidad en el manejo de bases de datos personales”, agregó Bacca.
Recomendaciones
En ese contexto, lo primero que deben hacer los empresarios es leer y conocer las implicaciones de la Ley 1581. Antes de ingresar al trámite por internet, se debe hacer un inventario juicioso de todas las bases de datos personales y consultar los pasos descritos en el Manual de Usuario del Rnbd, disponible en el portal web de la SIC.
Con eso claro, se debe tener definido un responsable de las bases de datos de la empresa, una de las primeras preguntas del proceso.
Esta persona deberá responder durante la inscripción sobre medidas de manejo y tener claro: canales para atender peticiones, consultas y reclamos de los titulares; el tipo de datos existentes y su ubicación; contar con datos de contacto de encargados del tratamiento de esos registros; y protocolo de seguridad aplicado.
“El registro toma su tiempo, no es cuestión de media hora. Una empresa pequeña que haga adecuadamente el trámite, le puede tomar de uno a dos días. Es bueno que al responsable de la inscripción lo acompañen el asesor jurídico y encargado de sistemas”, recomendó el superintendente delegado.
Con todo, la SIC se propone con este trámite realizar a futuro una supervisión más detallada y exigente de la protección de datos personales en manos de las empresas, así como identificar riesgos, sobre todo en el manejo de información de menores de edad, y que los colombianos, en general, tengan más garantías para que la información que facilitan sí sea usada para lo que les indicaron.
