Entre 2014 y 2015, bajo la alcaldía de Aníbal Gaviria Correa y las gerencias generales de Gabriel Jaime Rico Betancur y Uriel Hernando Sánchez Zuluaga, Plaza Mayor Medellín fue irresponsable en el manejo de los dineros públicos y privados. Tanto, que personas no autorizadas le podían meter la mano al pago de la nómina o manipular la contabilidad y la cartera.
Así se infiere de una auditoría de Ernst & Young, en la que se afirma que “la liquidación de la nómina es manejada en un archivo plano no encriptado, lo cual posibilita la modificación de la información sin dejar rastro de auditoría”. Los analistas sostienen que “existen usuarios del sistema con posibilidad de crear, modificar o liquidar la nómina, sin que tengan esta función asignada dentro de sus roles y responsabilidades”. Y agregan que “existe la posibilidad de enviar la nómina para su pago, sin que exista una evidencia de aprobación”.
Los auditores hicieron un muestreo para validar la liquidación y novedades de nómina, y hallaron que “el cálculo de horas extras se realiza de manera manual, sin controles compensatorios que validen la exactitud de la liquidación”.
También encontraron “casos de horas extras pagadas sin soporte de la evidencia requerida para su reconocimiento” e incapacidades que no fueron cobradas a la EPS.
Ernst & Young coincide en el señalamiento de riesgos de fraude en Plaza Mayor con el análisis efectuado por la Secretaría de Evaluación y Control del Municipio de Medellín, revelado por este diario el pasado 18 de mayo de 2016.
Libertad para borrar
Según Ernst & Young, “existen usuarios del sistema con posibilidad de modificar, ingresar, borrar o consultar los movimientos contables, sin que tengan esta función asignada dentro de sus roles y responsabilidades”.
El área contable de Plaza Mayor concentraba funciones en materia de facturación, elaboración de notas crédito, anulación de facturas y/o ajustes, sin que se observaran “controles compensatorios que minimicen el riesgo de error o fraude” por el poder de dicha área.
“No todas las facturas contaban con los soportes para facturar” y se hallaron saltos en los consecutivos de las mismas. Adicionalmente, en el sistema informático, llamado Safix, vieron como debilidad que “tiene la posibilidad de modificar el número de factura, sin que quede registro”.
Usuarios que nada tenían que ver con el área de cartera, gozaban de acceso a ese módulo dentro del sistema de información y de permisos para “transacciones de cheques, control de llamadas, facturas, pagarés, recibos, notas”.
Muchas áreas podían crear o modificar proveedores (contabilidad, presupuesto, comunicaciones, inmobiliaria, entre otros), y no había un procedimiento para generar sus cuentas bancarias. Dicen los auditores que “esto implica que en el momento del pago, Tesorería verifica y asigna directamente el número de la cuenta bancaria a transferir, con los potenciales riesgos de error y/o fraude que esto implica”.
En adición a ello, usuarios que no eran del área de contabilidad podían causar facturas y otros que no eran del área de tesorería podían crear comprobantes de egreso.
La auditoría es amplia en el señalamiento de irregularidades, como: anulación de facturas sin evidencia de aprobación; descuentos a clientes no relacionados en la factura; reportes para cobro de cartera sin datos de contacto; falta de procedimientos para el ajuste de la cartera; cruces de cuentas sin niveles de aprobación; cuentas por pagar vencidas sin soporte y mal manejo de los anticipos, como uno que se pagó dos veces, porque no lo descontaron al momento de liquidar el contrato.
Responsables, ¿a salvo?
El caos reinante en Plaza Mayor entre 2014-2015 lo sintetiza Ernst & Young al afirmar que “no se observan definidos y formalizados los niveles de autoridad y responsabilidad para aprobación de operaciones que afectan los resultados financieros de Plaza Mayor”.
El resumen es que la empresa perdió 10.123 millones de pesos en 2015 y la Alcaldía de Medellín, o sea todos los medellinenses, le inyectarán, vía capitalización, 10.000 millones de pesos para tapar huecos
2014
y 2015 es el período analizado por la firma de auditoría Ernst & Young.
