La Dian no está andando con rodeos en su propósito de masificar la factura electrónica en Colombia, y las últimas dos semanas han estado marcadas por los cierres que esa entidad adelantó en importantes puntos de Almacenes Éxito y Súper Almacén Olímpica, SAO, en Bogotá.
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El caso más reciente fue el de SAO, que generó sorpresa entre sus clientes en la capital luego de que la sede ubicada en el Portal 80, en el occidente, amaneciera cerrada el martes por parte de la Dian, decisión sustentada en incumplimientos con el debido proceso de facturación electrónica, en tanto el documento solo estaba siendo entregado a clientes que estaban previamente registrados allí.
Al respecto, el director de la Dian, Luis Carlos Reyes, ha sido tajante en que “la factura electrónica es una obligación legal esencial para combatir la evasión de impuesto de renta (por subfacturación y deducción de costos y gastos falsos) y la evasión de IVA, principales componentes de los $100 billones de recaudo que se pierden anualmente por evasión”.
Abecé
¿Pero qué debe saber sobre este documento digital? Primero hay que decir que se trata de una evolución de la factura física que tradicionalmente se ha entregado en los establecimientos, y tiene su misma validez, con la diferencia de que el proceso es completamente electrónico.
Los responsables de facturar electrónicamente son, principalmente, las personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios; las personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT ($164.727.500) al año; o las personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT ($188.260.000) al año.
Para quienes sean responsables de adoptarla es importante tener en cuenta que se necesita un software para hacerlo (puede ser propio, a través de un proveedor tecnológico, o con la opción de facturación gratuita de la Dian). Según cuentas oficiales, más de 751.000 empresas han acogido este mecanismo en el país.
De acuerdo con Angélica Martínez, experta de Novasoft, las empresas deben tener en cuenta la obligatoriedad de preguntar al comprador si desea la factura; además, que los únicos datos que deben ser solicitados son el número de identificación, nombre o razón social y correo electrónico para obtener la factura; así mismo, esta debe llegar al email y no redirigir al consumidor a otras páginas web para diligenciar información adicional antes de tenerla; y en el mismo sentido, esta tiene que llegarle a la persona en el momento de la compra y no días después.
Nuevas medidas
Desde Novasoft se recordó también cómo a través de la Resolución 165 de la Dian quedaron consignadas “nuevas reglas de juego para los empresarios obligados a facturar electrónicamente, desde cambios en la fecha de emisión hasta la transición de documentos equivalentes a documentos electrónicos”.
Así, se determinó la transición de los siguientes documentos a documento equivalente electrónico: tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.; boleta de ingreso a cine; tiquete de transporte aéreo o terrestre; extracto; documento en juegos localizados; documento expedido para el cobro de peajes; boleta de ingreso a espectáculos públicos y artes escénicas, ente otros.
“El nuevo anexo estipula que todo documento debe emitirse con la fecha del día correspondiente, cambiando la dinámica que permitía emitir documentos con 10 días de anterioridad o 10 días posteriores a la fecha. Así pues, debe tener en cuenta que si la fecha de emisión y firma no son las mismas, el documento podría ser rechazado”, recordó la firma especializada.
Más de 300 cierres
Todo lo anterior es primordial, pues la Dian recordó que el año pasado concluyó con 355 sanciones de cierre a establecimientos comerciales en todo el país, debido a irregularidades o incumplimientos en el proceso de facturación.
Inicialmente la entidad realiza una visita de control para verificar el cumplimiento de este proceso y en caso de detectar irregularidades procede a formular pliego de cargos contra el establecimiento. Tras una etapa de análisis y descargos, determina si avanza con el proceso, y en caso de hacerlo procede a un cierre de tres días del punto.
