Entre muchas de las lecciones que trajo la pandemia una de las más importantes para sectores como empresas o entidades públicas es que la digitalización, más que una meta, debe ser una realidad para acelerar la competitividad y dar un salto de cara a las nuevas necesidades de los usuarios.
Esto es justamente en lo que están trabajando las notarías del país, en cabeza de la Superintendencia de Notariado y Registro, para ganar terreno en la digitalización de trámites y facilitarle la vida a los ciudadanos. Aunque por ahora son 15 las entidades de esta clase las que cumplen con los requisitos para ofrecer sus servicios de dicha forma, el país tiene potencial para expandirse.
Este proceso es relativamente nuevo y uno de los actores que ha estado fuertemente involucrado es antioqueño y nació en plena pandemia: se trata de la compañía Ecosystem Group, que a través de su desarrollo tecnológico está apoyando a cerca de 70 notarías para que den este salto e, incluso, logró impulsar la primera notaría 100 % digital en América Latina: la 25, de Medellín.
En entrevista con EL COLOMBIANO, Andrés Peláez, CEO de Ecosystem Group, cuenta cómo se está haciendo para facilitar más de 400 trámites como el matrimonio o las compraventas, y las tareas para avanzar en esta materia.
¿Cómo nace y de qué se trata Ecosystem Group?
“La empresa nació en la mitad de la pandemia. Cuando empezó la covid-19 me tocó ir a una notaría durante hora y media y viendo a la gente salir y entrar pensé en por qué no se podía hacer ese proceso desde la casa, como muchos que se han digitalizado. Me fui con esa idea en la cabeza y luego empecé con un equipo muy pequeño de tecnología y procesos a entender ese mundo. Tuvimos la oportunidad de estar dentro de una notaría para entenderla y empezamos a construir el activo tecnológico que resolvía el proceso desde lo digital. Yo lo llamo 'el segundo piso de la notaría'. Cuando lanzamos la primera notaria digital, que fue la 25 (de Medellín), nos dimos cuenta que era única en su clase en ese momento, en Latinoamérica. Además, tuvimos un hito importante, la primera escritura de propiedad digital, que permite comprar o vender una casa desde la comodidad del hogar u oficina sin tener que ir a una notaría, que fue retador, pero allí la superintendente (de Notariado y Registro) Fernanda García fue valiente en acompañar el proceso. Hubo que cambiar legislación y sacar varios artículos, pero se logró empezar”.
¿Cómo funciona el software?
“El principio fundamental es el notario como centro. En la página de la notaría que escoja la persona se encuentra el módulo 'Notaría Digital', el cual le solicita que se inscriba y luego le pide varios datos, entre ellos los temas que se requieren de cara a la facturación electrónica, y en esa primera etapa el ciudadano va a la notaría y pone su huella digital o usa la tableta biométrica móvil para certificar que es quien se está enrolando; luego el notario da la confirmación de que la persona es bienvenida a ser usuario digital y en ese momento se abren las opciones de trámites que son más de 400, entre ellos matrimonios, testamentos y compraventas. Se carga el documento, se pone la firma electrónica, el notario firma digitalmente también y luego llega un documento al correo, que es jurídicamente sólido. El pago es virtual”.
¿Cuáles son los trámites más importantes que han digitalizado y los más difíciles por digitalizar?
“A nivel de importancia, los relacionados con la propiedad: escrituración, hipotecas, deshipotecas y compraventas. Este último ha sido uno de los más retadores por la importancia que representa a nivel de tamaño y transacción. Luego vienen los poderes, autenticaciones y estamos haciendo un proceso que es muy interesante, y es digitalizar el documento para hacer la prenda sobre el vehículo que una persona va a adquirir”.
¿Qué desafíos hay para acelerar esta transformación?
“Es un proceso que lleva su tiempo y va a necesitar mucha más agilidad y seguridad de cara al notario, del usuario. El reto más grande lo tienen los notarios con la velocidad de transformación digital y en nuestro caso partimos de los usuarios como centro y el notario como eje de la digitalización”.
¿Cómo están trabajando con las notarías?
“Tenemos cerca de 70 notarías en el país, todos los meses estamos subiendo a nuevas y lo más complejo ha sido la adopción del proceso, pero en general creo que hay una gran apertura del notariado en esta transformación. Trabajamos en llevar todo este proceso a las notarías más remotas. El Banco Agrario tiene un gran plan de vivienda rural y esto va a impactar este proceso de digitalización por fuera de las ciudades”.
¿A cuántas notarías quieren llegar?
“Nuestra meta son unas 400 de diferentes categorías y estamos empezando a trabajar para notarizar los servicios consulares también, lo que le ahorraría grandes trayectos a las personas. Lo hemos trabajado a nivel de presidencia”.
¿Se ha posicionado la idea en el exterior?
“Estamos hablando con otros países que han venido a ver nuestro ecosistema como Perú, Ecuador, México y Chile. La idea es poder empezar a hacer ventas en alguno de ellos en el segundo semestre”.
¿Cómo innovan el software?
“Es fundamental el sentido común, ver cuál es la necesidad y cómo se resuelve a nivel de los usuarios. En el servicio notarial, con ciudades cada vez más congestionadas, todo esto generó una necesidad y allí es donde salen todos los procesos de innovación. Los colombianos poseemos una capacidad de invención y el mundo está esperando hace rato que hagamos cosas de este tipo. Tenemos el ADN”.
¿Tienen inversores?
“Hay muchos que han empezado a entrar, tenemos una alianza grande con un grupo que se llama Thomas Greg, que es muy fuerte en el ecosistema digital y de seguridad. Eso es parte fundamental del proceso, además estamos en acercamientos con inversores de afuera, Silicon Valley. Hemos tratado de estar claros en quién nos conviene y la compañía está fondeada para los próximos tres a cinco años con la primera ronda –de inversión– que hizo”.
¿A cuántas personas pueden haber impactado?
“Cuando empezamos la primera notaría hubo 25.000 visitas; se pasó de 170 a esas 25.000. Eso fue una locura. Además, hacemos un cálculo: son cerca de 80 millones de trámites notariales al año y cada vez que se hacen debe haber un desplazamiento en moto o carro, por ejemplo. Si eso se multiplica por dos (ida y vuelta a la notaría), estamos hablando de 160 millones de viajes que impactan la calidad de vida en las ciudades. Otra cosa interesante es que a medida que se digitaliza, se utiliza menos papel”
