Google Drive es el servicio de almacenamiento en la nube que usted obtiene cuando crea un correo en Gmail. Es como un espacio en Internet donde puede guardar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y fotos sin necesidad de que permanezcan en su computador.
Lo interesante de “la nube” es que puede acceder a la información que tiene allí desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. Desde el computador se hace por medio del navegador y en el celular hay que descargar la aplicación Google Drive. En el siguiente enlace le enseñamos cómo:
Un detalle muy importante cuando ya ha creado un documento y lo quiere compartir es cómo y con quién lo hará. Algunos olvidan este paso y cuando la otra persona quiere abrir el documento, no tiene acceso, al menos que la persona creadora del documento se lo permita.
Entre un paso y el otro se puede perder mucho tiempo. Así que en este tutorial le enseñamos cómo lograrlo desde el inicio: que su documento en Drive se convierta en un link y quede a un clic de distancia de quien lo necesita. Este paso a paso será desde el computador, así que tome nota.
1. Entre en su navegador a www.drive.google.com
2. Inicie sesión con su correo de Gmail y su contraseña. Luego dé clic en “Siguiente”.
3. Para crear el documento, presione el botón que dice “+ Nuevo” en la esquina superior izquierda.
4. Después dé clic en “Documentos de Google”, si quiere crear un archivo de texto tipo Word. También puede crear una hoja de cálculo, una presentación tipo power point y hasta un formulario.
5. Una vez cree el nuevo documento, dé clic en la esquina superior izquierda para cambiarle el nombre y agregue todo el contenido en la hoja en blanco.
6. Una de las ventajas de trabajar en Google Drive es que los archivos se guardan automáticamente. Cuando termine el documento, dé clic en el botón “Compartir”, que aparece en la esquina superior derecha.
7. En la primera parte le saldrá la opción de compartir el documento directamente al correo de otra persona. Sin embargo, puede que sean varios los que quieran acceder al archivo y usted no tenga los correos de todos a la mano. Por eso, debe dar clic en la opción que aparece abajo y dice “Cambiar a cualquier persona con el enlace”.
8. Después debe seleccionar si la persona con el link puede ser lector, comentador o editor del documento. La diferencia entre las tres es que el primero solo puede ver el texto, el comentador solo puede añadir comentarios a frases concretas y el editor, en cambio, puede modificar la estructura y todo el contenido.
Escoja la que mejor se ajuste a las necesidades de la persona con quien compartirá el enlace y tenga en cuenta que cualquier persona con Internet puede acceder al link que va a generar, así que sea prudente con las personas que lo comparte.
Finalmente, dé clic en el botón “Copiar enlace”.
9. Para compartir el enlace solo lo debe pegar (presionando al tiempo la tecla Control + la tecla V, o dando clic derecho + “pegar”) en un mensaje de WhatsApp o al interior de un correo electrónico, como se ve en el ejemplo.
No debe olvidar que la nube de Google es un recurso limitado. Este servicio solo le ofrece 15 Gb de almacenamiento gratuito, y le permite almacenar hasta 1,02 millones de caracteres en “Documentos”.
César Sánchez, consultor en transformación digital, explica que “como los programas de Google Docs se actualizan constantemente, todos tenemos la última versión del programa; a diferencia de otros paquetes de oficina, por lo que no tendremos problemas de compatibilidad entre versiones.
Al momento de compartir un archivo con un enlace, debemos tener en cuenta que cualquier persona que lo tenga tendrá acceso al mismo, por lo que no debemos usar esta opción para archivos que contengan información personal o sensible.
Compartir archivos con un enlace es ideal para aquellas ocasiones en que necesitamos dar a acceso a un archivo a personas con las que no intercambiamos información de manera recurrente”.
