Hasta hace cuatro meses la relación de Oswal Ramírez, dueño de Estanterías Medellín, con sus proveedores se basaba solo en los fijados y en el que más fácil le vendiera. Ahora, después de un proceso de más investigación, conocimiento y búsquedas, las cosas cambiaron: se comenzó a afianzar la confianza, llegando construir relaciones de socios, y eso se tradujo en precios más competitivos y más generación de empleo.
Y es que la gestión de proveedores es un aspecto imprescindible para el desarrollo de cualquier modelo de negocio. Estos son necesarios para suministrar y abastecer de recursos, bienes o servicios a otras empresas para que puedan llevar a cabo su actividad en el mercado.
Así, el nivel de calidad de los proveedores influye en los resultados de la empresa, por lo que su elección debe ser meditada. La buena relación entre esos dos eslabones de la cadena es lo que permite mejorar la calidad final del producto o servicio, y alcanzar así los objetivos deseados.
Expertos consultados por EL COLOMBIANO hablaron de cómo funciona esa relación entre empresas y proveedores y la importancia del pago en los denominados plazos justos.
Una relación estrecha
Para Alba Luz Hoyos, gerente y cofundadora de Estrategia en Acción (empresa de banca de inversión y asesoría financiera), la base de construcción de una buena relación con proveedores es la trasparencia.
Por esta razón, la experta recomienda siempre darles la cara a los proveedores, aún en momentos de dificultad, y nunca abusar de ellos.
De acuerdo con esto, Andrea Zuluaga, líder de transformación empresarial, expresó que no solo se trata de una transacción de un producto basado en una necesidad, sino de la construcción de una relación de confianza y de cercanía.
“No es solo entregar un producto de calidad, ni enviarlo a tiempo. Hay otras cosas que son muy importantes como los acuerdos entre clientes y proveedores que permiten adaptarse a las necesidades y preferencias mutuas”, dijo Zuluaga.
Entre los aspectos que se deben tener en cuenta en los procesos de suministros es que hay dos tipos de proveedores. Jonathan Quintero, gerente de proyectos de Estrategia en Acción, afirmó que existen los proveedores críticos, es decir, los indispensables, y los que son importantes pero no tan necesarios.
“Los críticos dependen de cada sector y del tamaño de la compañía. Ejemplo, si soy una empresa productora un proveedor crítico será aquel que me suministre las materias primas, así como equipos y servicios logísticos. Los no críticos son los que me hagan la papelería, la vigilancia, el aseo. Pero, si estoy en un sector en el que soy comercializador, mis proveedores serán esos que me suministren los bienes que debo vender. Por ejemplo, si soy un supermercado, un proveedor crítico serán empresas de alimentos y los otros serán los que no estén en el corazón del negocio”, indicó Quintero.
Algo que se debe tener presente, según Quintero, es la construcción de una relación de largo plazo basada en la armonía y cordialidad. “En las compañías este punto es muy importante, más si es un proveedor crítico, porque son súper necesarios en nuestra cadena de valor. Y esto quiere decir que en ambos lados se deben establecer acuerdos, como los plazos para pagar”, añadió.
Y puntualizó que la definición de los parámetros de calidad debe llevar a la selección de los mejores proveedores, así no sean los más económicos.
Las bases de proveedores
El registro de un proveedor es el lugar de la base de datos donde se almacenan los datos que permitan identificarlo, así como toda la información que se considere necesaria en la relación comercial.
Según Zuluaga, el proceso de crear bases de datos no es tarea sencilla, por lo que recomendó comenzar con una búsqueda de proveedores y evaluar sus respuestas.
“Hay espacios donde se van consiguiendo contactos y se ensayan. Es importante tener en cuenta que hay que cumplir con requisitos, normatividades, permisos, etc. Esto va más allá de solamente elaborar un buen producto”, señaló.
El proceso arranca con la creación de una información de proveedores que puede ser por sectores, tipología de productos, periodicidad de cantidad o volumen de abastecimientos. Y algo que resaltó Zuluaga fue la satisfacción y cumplimiento.
“Esa base de datos se puede crecer al principio y tener muchos proveedores, pero corre muchos riesgos de caerse. Entre los factores está si no hay una buena relación o buen cumplimiento. Al final, se conservan esos clientes fieles o proveedores sanos a los que se les seguirá apostando”, dijo la experta.
En cuanto a la calificación de los proveedores, los expertos señalaron que pueden existir dos metodologías. La primera de ellas es la habilitante, es decir, en la que el proveedor, mínimamente, tiene que cumplir con unas especificaciones técnicas y unos volúmenes específicos de cantidades de producto o de calidad.
La segunda es la calificación según los precios y los tiempos de entrega. En este punto también juega un papel importante los valores agregados: aspectos que no se están pidiendo pero que, adicional a la necesidad de la empresa, ofrecen otros elementos que dan “puntos extra”.
Todo lo anterior es lo que permite tomar decisiones para escoger el mejor proveedor y el que más necesite la empresa.
